What is Data, Information, Field, Record & Database ?

(i)  What  is  Data  ?  

     Data  are  facts  represented  by  values,  members  of  character  string  and  which  carry  meaning  in  a  certain  context .  In  other  words,  data  is  an  encoded  representation  of  information .  

(ii)  What  is  Information ?  

      A  meaningful set  of  data  that  tells  something  about  the  data  relationships .
After  processing,  the  meaningful  arrangement  of  data  is  called  information .  For  example,  roll  no,  name,  marks  etc.  of  every  student  is  data .  After  processing  data  we  get  the  result  of  a  student.  This  result  is  called  information .   

(iii)  What  is  Field ?  

         The  smallest  unit  of  data  has  meaning  in  describing  information;  the  smallest  unit  of  named  data .  Or  say  data  item  or  Field . 

(iv)  What  is  Record ? 

       A  Group  of  related  fields  of  Information  treated  as  a  unit  by  an  application  program .   
A  named  collection  of  Zero,  one  or  more  data-items  or  data-aggregates .  There  may  be  an  arbitrary  number  of  occurrences  in  the  database  of  each  record  type  specified  in  the  schema  for  that  database  .  For  example,  there  would  be  one  occurrence  of  the  record  type  PAYROLL- RECORD  for  each  employee. This  distinction  between  the  actual  occurrences of  a  record and the  type  of  the  record  is  an  important  one .

(v)  What  is  Database ? 

      Database  is  a  collection  of  related  information .  Database  is  a  self-describing  and  organized  collection  of integrated  records . A  database  is  a  single  organized  collection  of  structured  data  with  a  minimum  of  duplication  of  data  items  so  as  to  provide a  consistent  and  contolled  pool  of  data .